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Update Hinweisgeber­systeme

Wie Sie aus der lästigen gesetzlichen Verpflichtung zur Einführung einen Mehrwert für Ihr Unternehmen machen

Der Stichtag:

Stichtag ist und bleibt der 17.12.2021. Es ist zwar – fast wie immer – nicht zu erwarten, dass die Bundesrepublik das Umsetzungsgesetz zur EU-Hinweisgeberschutzrichtlinie (Hinweisgeberschutzgesetz) bis zu diesem Zeitpunkt auf den Weg gebracht hat. Dann aber gilt diese Richtlinie ab dem 17.12. unmittelbar und direkt – die nationalen Feinheiten werden später nachgereicht

 

Auch für Kleinunternehmen:

Ein weiterer Punkt wird oft übersehen: Wer die bis zum 17.12.2023 laufende Schonfrist für kleinere Unternehmen mit 50 bis 249 Arbeitnehmer in Anspruch nehmen kann und will, sollte wissen, dass er so zwar den Aufwand für ein eigenes Hinweisgebersystem erst einmal verschiebt, stattdessen allerdings zum Stichtag 17.12.2021 die Kontaktdaten einer öffentlichen Stelle – sprich einer im Gesetzgebungsverfahren noch zu benennenden Behörde – kommunizieren muss. An diese können Hinweisgeber dann über alle erdenklichen Missstände im Unternehmen berichten, Straftaten behaupten usw. Es sollte jeder Geschäftsführung klar sein, dass sie damit die Kontrolle über unternehmensspezifische – möglicherweise strafrechtlich relevante – Informationen verliert und der ein oder andere Behördenvertreter sich auch dazu berufen fühlen könnte, einmal den Taktstock in einem Unternehmen zu schwingen.

 

Konsequenzen

  1. Wenn schon ein Hinweisgebersystem eingerichtet werden muss, dann sollte die Kontrolle über die Kommunikation erhalten bleiben. Bei der vermeintlichen „Sparvariante“ mit verpflichtender Behördenbeteiligung ist dies nicht der Fall.
  2. Die großen Anbieter stellen bereits für 100 € monatlich plattformbasierte und hochsichere technische Lösungen bereit, welche rechtskonform einen der 3 geforderten Meldekanäle enthalten. ABER: Die Richtlinie verlangt 2 weitere Kommunikationswege – telefonisch, brieflich oder persönlicher Kontakt. Diese Lösungen müssen separat hinzugekauft werden. Vielfach werden diese von den reinen Tech-Anbietern jedoch gar nicht angeboten und müssen dann mit eigenem Personalaufwand realisiert werden.
  3. Richtig ausgewählt ist die Kombination aus Hinweisgebersystem und kompetenter Bewertung die mit Abstand effizienteste Variante: Sie umfasst in angemessener Weise die gesetzlich geforderten Kommunikationswege. Zusätzlich wertet eine Ombudsperson die eingegangenen Mitteilungen aus, stellt erforderliche Nachforschungen an und präsentiert dem Auftraggeber am Ende die handhabbare Auswertung eines Vorfalls mit Empfehlungen zum weiteren Vorgehen. Das Ganze mit einem Fokus auf sachgerechter Bewertung und anwaltlicher Verschwiegenheit – unter Verzicht auf überdimensionierte technische Lösungen, denn bei allem: Die Anzahl relevanter Meldungen bleibt doch im Regelfall eher überschaubar. Der Umgang damit und die Bewertung verlangen aber Erfahrung und Kompetenz. Wer das nicht wahrhaben will, läuft Gefahr, Compliance-relevante Informationen zu übersehen, oder aber Zeit auf unsinnige oder spamartige Meldungen zu verwenden.